HƯỚNG DẪN KHÁCH HÀNG KÝ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ
Bằng phương thức xác thực OTP qua số điện thoại
Nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian giao dịch và nâng cao trải nghiệm dịch vụ, việc ký kết hợp đồng hiện nay đã được chuyển đổi từ hình thức ký giấy truyền thống sang ký điện tử. Thay vì phải đến trực tiếp trụ sở hoặc chờ nhân viên mang hồ sơ đến tận nhà, khách hàng chỉ cần một chiếc điện thoại thông minh có kết nối internet là có thể hoàn tất việc ký hợp đồng chỉ trong vài phút, mọi lúc, mọi nơi.
Phương thức ký hợp đồng điện tử vẫn đảm bảo đầy đủ giá trị pháp lý, tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu như hợp đồng giấy, đồng thời giúp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, hướng tới mục tiêu chuyển đổi số toàn diện và lấy khách hàng làm trung tâm phục vụ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để Quý khách hàng có thể tự thực hiện ký hợp đồng điện tử bằng hình thức xác thực OTP (mã xác thực gửi qua tin nhắn SMS).
QUY TRÌNH 8 BƯỚC KÝ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ
Bước 1: Nhận thông báo và thực hiện xác minh captcha
Nhận thông báo và mở link ký hợp đồng
Sau khi hợp đồng được khởi tạo trên hệ thống, Quý khách hàng sẽ nhận được tin nhắn SMS (hoặc Email) thông báo yêu cầu ký tài liệu hợp đồng, kèm theo đường link truy cập. Khách hàng chỉ cần nhấn vào đường link trong tin nhắn để bắt đầu quá trình ký.
Xác minh Captcha để truy cập hợp đồng
Sau khi nhấn vào đường link, hệ thống sẽ chuyển đến trang xác minh bảo mật. Khách hàng dùng ngón tay kéo — thả mảnh ghép hình vuông sang phải, đặt đúng vào vị trí trống trên ảnh để hoàn tất bước xác minh Captcha. Khi thao tác đúng, hệ thống sẽ hiển thị dấu tích màu xanh báo hiệu xác minh hợp lệ và cho phép truy cập hợp đồng.
Bước 2: Kiểm tra thông tin cá nhân
Hệ thống hiển thị đầy đủ thông tin cá nhân của khách hàng đã đăng ký (họ tên, ngày sinh, số giấy tờ tùy thân, địa chỉ liên hệ...) cùng với nội dung hợp đồng và các tệp đính kèm liên quan.
Nếu thông tin hiển thị chưa chính xác: khách hàng chọn “Từ chối” và nhập lý do để liên hệ cán bộ nhân viên phụ trách cập nhật lại thông tin.
Nếu thông tin đã chính xác: khách hàng chọn “Ký” để tiếp tục.
Bước 3: Xác thực OTP
Khách hàng chọn xác thực bằng OTP và tích chọn vào các ô “tôi đồng đã đọc hiểu..” và “tôi xác nhận tất cả thông tin cá nhân...”.
Hệ thống sẽ gửi một mã xác thực (OTP) về số điện thoại đã đăng ký của khách hàng. Khách hàng nhập chính xác mã OTP nhận được vào ô “Mã OTP” sau đó nhấn “xác nhận” để hoàn tất.
Lưu ý: Mã OTP có hiệu lực trong vòng 3 phút kể từ khi được gửi. Nếu mã hết hạn hoặc chưa nhận được, khách hàng chọn “Gửi lại mã OTP” để hệ thống cấp mã mới.
Bước 4: Hoàn tất
Sau khi ký hợp đồng thành công, hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Ký hợp đồng thành công” . Hợp đồng điện tử đã hoàn tất và có đầy đủ giá trị pháp lý. Khách hàng có thể xem lại, in hoặc tải về bản hợp đồng đã ký ngay trên màn hình.
MỘT SỐ LƯU Ý QUAN TRỌNG
Quý khách hàng nên kiểm tra kỹ thông tin cá nhân và nội dung hợp đồng trước khi thực hiện ký, tránh trường hợp phải điều chỉnh sau khi đã ký.
Đường link ký hợp đồng chỉ có giá trị sử dụng một lần và trong thời gian nhất định; Quý khách nên thực hiện ký ngay sau khi nhận được thông báo.
Không cung cấp mã OTP cho bất kỳ ai, kể cả người tự xưng là nhân viên công ty, để đảm bảo an toàn thông tin cá nhân.
Trường hợp thông tin cá nhân hiển thị chưa chính xác hoặc gặp khó khăn trong quá trình thao tác, Quý khách vui lòng liên hệ tổng đài chăm sóc khách hàng của Hawacom 1900 4600 hoặc cán bộ phụ trách địa bàn để được hỗ trợ kịp thời.
Việc triển khai ký hợp đồng điện tử là bước đi cụ thể trong lộ trình chuyển đổi số, giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả khách hàng lẫn doanh nghiệp, đồng thời vẫn đảm bảo tính pháp lý, bảo mật và toàn vẹn dữ liệu. Rất mong nhận được sự đồng hành của Quý khách hàng trong quá trình chuyển đổi này.
